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DocumentationDemandez le guide complet de MailManager pour lire et étudier la solution à votre guise:
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Guide des bonnes pratiques pour les emailsDemande d’action par email Chaque email demandant que quelqu’un fasse quelque chose ne devrait être envoyé qu’à une personne. Cependant il est acceptable de faire une copie à d’autres personnes en utilisant les champs Cc ou Bcc. C’est une des erreurs les plus communes. Un email pour intervention envoyé à plus d’une personne va très rapidement générer une confusion sur qui doit répondre et engendrera soit des réponses multiples (perte de temps) soit à pas de réponse du tout. Des email entièrement HTML A moins que vous soyez sûr que le destinataire puisse lire les emails au format HTML, vous devez envoyer vos emails en plain text (texte seul). Tous les emails envoyés à des listes de diffusion ou postés sur Usenet (groupe de discussion) devraient être envoyés en plain text. Deuxièmement, vous devriez vous assurer que chaque email envoyé en HTML inclut une version en texte. Si vous envoyez des emails HTML via MailManager, une copie en texte sera automatiquement générée et envoyée avec l’email HTML de telle manière que ceux qui ne peuvent pas lire le langage HTML puisse lire l’email. Signatures Une "signature" peut être ajoutée à la fin des emails. Elle doit contenir votre adresse, votre numéro de téléphone et d’autres renseignements. Les signatures doivent être séparées du reste de l’email par 2 traits d’union "--" sur une ligne qui leur est propre. Les signatures ne doivent pas dépasser 4 lignes ; si vous avez d’autres informations que vous souhaitez ajouter comme un dégagement de responsabilités, vous devez dans ce cas donner votre URL où le texte complet est disponible. Les fichiers joints Les gros fichiers joints doivent être évités. La taille maximum devrait être autour de 5MO. Cependant si vous pensez que le destinataire recevra l’email en utilisant un modem bas débit ou un téléphone portable, un fichier joint de 5MO sera de toute façon trop gros. Notez que beaucoup de systèmes d’emails rejetteront les fichiers attachés qui dépassent une certaine taille. Quand vous avez besoin de diffuser de gros fichiers il est beaucoup plus sensé de les disposer sur un serveur et de fournir l’URL aux destinataires. Les fichiers au format propriétaire Les fichiers joints aux formats propriétaires doivent être évités à moins que vous soyez certain que le destinataire puisse lire le fichier. Par exemple le format office de Microsoft doit être évité en préférant le plain text, le « rich text format » (RTF), « portable data format » (PDF) or HTML. Ecrire un email Essayer de garder les emails brefs. Les emails ne doivent couvrir qu’un sujet à la fois; si vous avez besoin de couvrir plusieurs sujets envoyez plusieurs emails. Assurez-vous que l’objet de l’email reflète de manière précise le sujet de celui-ci. N’utilisez pas de majuscules dans vos emails, C’EST COMME SI VOUS CRIIEZ. Evitez les emails colériques ou abusifs. Ils sont connus sous le nom de flammes. Souvenez-vous que les emails ont un poids légal égal aux documents écrits et ont été les bases de démarches légales. Si vous sentez l’émotion vous gagner, prenez votre temps et attendez avant de l’envoyer. Abréviations courantes Ce qui suit est un ensemble d’abréviations (principalement anglaises). Ce n’est pas une bonne idée de les utiliser à moins que vous soyez sûr que les destinataires les comprendront. Cela est aussi valable pour les abréviations en français.
Les Spams et fausses informations Vous ne devez jamais répondre à un spam, cela vérifierait votre adresse email et vous en recevriez plus. Beaucoup de spam vous inviteront à cliquer pour ne plus recevoir de spam ; dans beaucoup de cas cela est juste fait pour vérifier que votre adresse email existe et là aussi vous risquez de recevoir plus de spam. Si vous recevez une alerte concernant un virus ou un autre email qui vous recommandent de faire suivre à toutes les personnes que vous connaissez, alors c’est probablement une fausse alerte. Avant d’entreprendre une action sur cette alerte, vérifiez son nom sur Google ou sur le site de votre fournisseur d’Antivirus. Le Phishing Les emails appelés "phishing" vont souvent affirmer venir de PayPal, Ebay ou peut-être votre banque. L’email contient souvent un lien qui prétendra vous rediriger sur un de ces sites, mais en réalité il vous emmènera sur un fau site internet et chaque mot de passe ou identifiant que vous entrerez sera dérobé. La meilleure façon d’être absolument sûr que l’email n’est pas du phishing, est de ne pas cliquer sur les liens. Au lieu de cela, tapez l’URL dans votre navigateur et assurez-vous que c’est bien l’adresse correcte. RFC1855 Les règles d’internet sont contenues dans les Demandes De commentaires (Request for comments ou RFC, en anglais). Ces règles gouvernent la plupart des aspects techniques d’internet et sont créés par des personnes qui éditent les logiciels. Cependant quelques RFC sont créés pour des utilisateurs tels que RFC 1855 qui traitent des Netiquette ou Etiquettes du net comprenant les conventions sur les emails. Configuration du Pare-feuSi vous utilisez le service “à la demande” et que vous collectez les emails de votre propre serveur, vous pouvez avoir besoin d’ajuster les paramètres de pare-feu pour permettre la collecte des emails. Les emails sont collectés depuis 83.138.148.214 pour les clients utilisant la version payante . Vous aurez aussi besoin de spécifier quel port ouvrir. Cela dépendra de la manière dont vous allez collecter les emails. Les ports sont:
Si vous avez dû configurer votre pare-feu, faites le nous savoir pour que nous nous assurions que vous soyez notifié si un changement dans la configuration est nécessaire dans le future. Le glossaire de MailManagerLes mots et les phrase principalement utilisés pour décrire les caractéristiques et les concepts de MailManager. Si vous pensez qu’il y a quelque chose à ajouter à ce glossaire, s’il vous plait faites le nous savoir. Compte L’unique configuration de MailManager, installée pour recevoir des emails et créer ou assigner des tickets pour une adresse email particulière appartenant à une organisation comme par exemple sales@example.com Assignation Pour configurer un compte dans le but que les tickets entrant soient traités par un utilisateur particulier, ou un groupe d’utilisateurs. Catégorie Les catégories sont utilisées pour organiser et classer les tickets en cas de besoin dans le future. Un nombre illimité de catégories peut être défini, par exemple, vous pouvez avoir une catégorie pour chaque produit que votre compagnie commercialise. Fermé Un ticket est fermé s’il a été traité et qu’aucune autre action n’est requise. Gestion des réponses par email Logiciel qui peut être utilise pour aider la gestion des emails entrant. Filtre Les filtres vous permettent de scanner les tickets entrant et de définir automatiquement à un utilisateur la priorité et la catégorie de l’email. Les filtres sont aussi appelés règles. En attente Un ticket est en attente s’il ne peut être traité pour le moment. C’est souvent quand de plus amples informations sont nécessaires ou parce qu’aucun ticket du même type n’a pas été traité avant. Ouvert Un ticket est ouvert s’il n’a pas encore été traité. Traiter un ticket signifie soit répondre, soit changer son statut s’il n’a pas besoin d’une réponse. Priorité C’est l’importance donnée aux tickets; cela peut être critique, haute, basse et Junk e-mail (email ordure). Rapport Une information récapitulative sur le nombre total de tickets dans le système, incluant le nombre d’emails, un instantané par statut, les détails de la performance et l’adresse email des émetteurs. Statut Les tickets sont marqués ouverts, en retard, en attente, fermés ou spam. IDB Identification de tickets. Le numéro unique de référencement attribué à chaque ticket. Cela s’intègre dans la ligne du sujet de l’email et de tous les emails qui seront échangés. Exemple IDB 002134: Question sur le produit Tickets Les emails qui arrivent sur MailManager sont appelés tickets. Chaque ticket a un numéro de référence unique, et contient un enregistrement de toutes les correspondances et actions prises au sujet de ce ticket. Détails des tickets C’est un sommaire des informations continues dans le ticket, incluant le sujet, l’assignation, le statut, la priorité et la catégorie. En-tête de liste des tickets Un en-tête placé en haut de la liste des tickets vus. Il peut être configuré pour inclure : IDB, les statuts, les assignations, la provenance, la date, la priorité et la catégorie. Liste des tickets vus Liste initiale des tickets classés par compte, de la même manière que dans une boîte email. Les nouveaux tickets sont mis en évidence en gras; de plus vous pouvez voir leur statut: ouvert, en retard, fermé ou en traitement. Visionnage de ticket Un visionnage individuel des tickets affichera les détails du ticket, l’historique des conversations et les formulaires de réponse du ticket. Calibre Une réponse standard qui peut être utilisée pour répondre à des questions courantes. |
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