 |
|
|||||||||
|
DokumentationHolen Sie sich die kompletten MailManager Handbücher:
Zum Öffnen dieser PDF-Dokumente benötigen Sie Adobe Acrobat Reader. Zudem sind mehrere Handbücher zum Gebrauch von E-Mail und MailManager abrufbar. Außerdem können Sie sich einige Flash Movies ansehen.
Handbuch zum optimalen Umgang mit E-MailE-Mails mit Handlungsbedarf Jede E-Mail mit Handlungsanweisungen sollte lediglich an eine Person geschickt werden. Andere Personen in das Cc- oder Bcc-Feld zu setzen ist in Ordnung. Folgendes ist einer der gängigsten Fehler im Umgang mit E-Mails: Wird eine E-Mail mit Handlungsbedarf an mehrere Personen geschickt, wird dies unmittelbar für Verwirrung sorgen. Wer soll die E-Mail beantworten? Entweder antworten mehrere Personen (Zeitverschwendung) oder es antwortet niemand. Reine HTML E-Mail Wenn Sie nicht sicher sind, ob der Empfänger HTML E-Mails lesen kann, sollten Sie Ihre E-Mails in reinem Textformat verschicken. E-Mails, die an Mailinglisten gesandt werden oder in das Usenet (Newsgroups) gestellt werden, sollten immer in reinem Textformat versendet werden. Die zweitbeste Lösung ist, sicher zu stellen, dass jede HTML-Mail eine Kopie in reinem Textformat enthält. Wenn Sie HTML E-Mail von MailManager aus versenden, wird automatisch eine rein textbasierte Kopie generiert und zusammen mit der HTML-Mail verschickt, so dass auch diejenigen, die keine HTML-Mails lesen können, die Mail ansehen können. Signaturen Eine "Signatur" kann am Ende von E-Mails hinzugefügt werden. Diese sollte Ihre Adresse, Telefonnummer und andere Angaben enthalten. Signaturen sollten vom Rest der E-Mail durch zwei Bindestriche "--" in einer eigenen Zeile abgesetzt sein. Signaturen sollten maximal vier Zeilen lang sein. Sollten Sie mehr Informationen einfügen wollen, wie z.B. einen Disclaimer, dann sollten Sie die URL angeben, unter der der gesamte Text gelesen werden kann. Attachments Große Attachments sollten vermieden werden. Als grobe Richtlinie sollte die maximale Größe eines Attachments bei ungefähr 5MB liegen. Wenn Sie jedoch davon ausgehen, dass der Empfänger ein Modem oder vielleicht ein Handy zum Herunterladen ihrer E-Mails verwendet, wird voraussichtlich auch ein 5MB Attachment zu groß sein. Beachten Sie, dass viele E-Mail Systeme Attachments ablehnen, die eine bestimmte Größe überschreiten. Wenn Sie große Dateien verschicken müssen, ist es sinnvoller, diese auf einem Server abzulegen und dann die URL per E-Mail zu versenden. Geschützte Datei-Formate Attachments in geschützten Formaten sollten vermieden werden, außer Sie sind sich sicher, dass der Empfänger die Datei öffnen kann. Zum Beispiel sollten Standardformate von Microsoft Office generell vermieden werden und stattdessen reinen Textformaten, Rich Text Format (RTF), Portable Data Format (PDF) oder HTML der Vorzug gegeben werden. E-Mails schreiben Versuchen Sie E-Mails kurz zu halten. E-Mails sollten lediglich ein Thema behandeln. Wenn Sie mehr als ein Thema abhandeln müssen, schreiben Sie mehrere E-Mails. Stellen Sie sicher, dass die Betreffzeile genau das wiedergibt, was Ihre E-Mail beinhaltet. Verwenden Sie keine Großschreibung in Ihrer E-Mail, da DIES WIE SCHREIEN AUSSIEHT. Vermeiden Sie ärgerliche oder beleidigende E-Mails. Diese sind als Flames bekannt. Denken Sie daran, dass E-Mails die gleiche rechtskräftige Verbindlichkeit wie schriftliche Dokumente haben und bereits als Beweismaterial in Prozessen anerkannt wurden. Wenn Sie sich unsicher sind, schlafen Sie lieber noch einmal eine Nacht, bevor Sie eine E-Mail abschicken. Gängige Abkürzungen Im folgenden sind einige gängige E-Mail Abkürzungen aufgeführt. Verwenden Sie keine dieser Abkürzungen, wenn Sie nicht sicher sind, dass der Empfänger diese auch versteht.
Spam und Hoaxes Sie sollten niemals auf Spam antworten, da dies Ihre E-Mail-Adresse verifiziert und Sie somit noch mehr Spam erhalten. Viele Spam-Nachrichten fordern zum Anklicken eines Links auf, um weiteren Spam zu vermeiden. In den meisten Fällen wird dadurch aber lediglich die Existenz Ihrer E-Mail-Adresse bestätigt und Sie erhalten noch mehr Spam. Wenn Sie eine Viruswarnung erhalten oder eine andere E-Mail, die Ihnen empfiehlt diese an alle Leute weiterzuleiten, die Sie kennen, handelt es sich mit großer Wahrscheinlichkeit um ein Hoax. Bevor Sie irgendetwas mit der Viruswarnung unternehmen, sollten Sie diese in Google oder auf einer der Seiten der Anbieter von Antivirus Software überprüfen. Phishing So genannte "Phishing"-E-Mails tauchen oft als Mails von PayPal, eBay oder vielleicht Ihrer Online Bank auf. Die E-Mail enthält einen Link, der Sie scheinbar auf diese Site führt, in Wirklichkeit aber zu einer gefakeden Website bringt, wo eingegebene Usernamen und Passwörter gestohlen werden. Um ganz sicher zu gehen, nicht einer Phishing-Mail aufzulaufen, ist es am Besten, nicht auf Links innerhalb von E-Mails zu klicken, sondern die URL richtig in Ihren Web-Browser einzugeben. RFC1855 Die Regeln des Internet sind in den Request For Comments (RFC) enthalten. Diese Regeln bestimmen die meisten technischen Aspekte des Internets und wurden für die Leute, die Internet Software entwickeln, entworfen. Jedoch sind einige der RFCs für User verfasst, wie z.B. RFC 1855 das die Netiquette oder Network Etiquette inklusive E-Mail-Konventionen, behandelt. Firewall-KonfigurationWenn Sie den On-Demand-Service nutzen und E-Mails von Ihrem eigenen Firmenmailserver abrufen, müssen Sie wahrscheinlich Ihre Firewall-Einstellungen anpassen, damit E-Mails abgerufen werden können. E-Mail für zahlende Kunden wird vom Server 83.138.148.214 abgerufen und für Nutzer von Testversionen vom Server 212.100.225.229 . Sie müssen auch spezifizieren, welcher Port geöffnet werden soll. Dies hängt davon ab, wie Sie Ihre E-Mails abrufen möchten. Die Ports sind:
Geben Sie uns Bescheid wenn Sie Ihre Firewall konfigurieren mussten, dann können wir sicher stellen, dass Sie benachrichtigt werden, wenn in Zukunft Änderungen in der Konfiguration nötig sein sollten. MailManager GlossarFür die Beschreibung von MailManager-Features und Konzepten häufig gebrauchte Wörter und Phrasen. Bitte geben Sie uns Bescheid wenn wir das Glossar um weitere Beschreibungen ergänzen sollen. Nutzerkonto Eine eigens von MailManager erstellte Konfiguration, die dazu dient, E-Mails zu erhalten und Tickets für eine bestimmte organisatorische E-Mail-Adresse wie Tickets Vertrieb@Beispiel.com zu gestalten und zuzuweisen Zuteilung Konfigurieren eines Nutzerkontos, so dass eingehende Tickets von einem bestimmten User oder einer Gruppe von Usern bearbeitet wird. Kategorie Kategorien werden verwendet, um Tickets zu organisieren und zu archivieren. Eine unbegrenzte Anzahl von Kategorien kann definiert werden, beispielsweise können Sie für jedes Ihrer Produkte eine Kategorie zuweisen. Geschlossen Ein Ticket ist geschlossen, wenn es bearbeitet wurde und kein weiterer Handlungsbedarf besteht. E-Mail Response Management Software, die verwendet wird, um eingehende E-Mails zu verwalten. Filter Filter gestatten Ihnen, eingehende Tickets zu durchsuchen und automatisch einem User, einer Priorität und einer Kategorie zuzuweisen. Filter werden manchmal auch Business Rules genannt. In Bearbeitung Ein Ticket befindet sich im Status „in Bearbeitung“, wenn es derzeit nicht bearbeitet werden kann. Dies ist normalerweise der Fall, wenn weitere Informationen nötig sind oder weil eines der Tochtertickets nicht bearbeitet wurde. Offen Ein Ticket ist offen, wenn es noch bearbeitet werden muss. Ein Ticket zu bearbeiten, bedeutet entweder es zu beantworten oder seinen Status zu ändern, wenn es nicht beantwortet werden muss. Priorität Die Relevanz, die einem Ticket zugewiesen wurde, entweder kritisch, hoch, normal, gering oder Junk. Bericht Zusammenfassung des Gesamtaufkommens an Tickets im System, einschließlich der Anzahl an Mails, Momentaufnahmen des Status, Effizienzdetails und Absender-E-Mail-Adressen. Status Tickets werden entweder als offen, überfällig, in Bearbeitung, geschlossen, oder als Spam gekennzeichnet. TID Ticket-ID. Die eindeutige Referenznummer, die jedem Ticket, jeder Ticket-Betreffzeile und jeder anschließenden E-Mail-Korrespondenz zugewiesen ist. Z.B. TID 002134: Produktanfrage Ticket E-Mail, die bei MailManager ankommt, wird als Ticket bezeichnet. Jedes Ticket hat eine eindeutige Referenznummer und enthält eine Aufzeichnung aller nachfolgenden Korrespondenz und aller ausgeführten Handlungen. Ticket-Details Zusammengefasste Ticket-Information einschließlich Betreff, Beauftragter, Status, Priorität und Kategorie. Ticket-Listen Header Spaltenüberschriften der Ticket-Listen Ansicht. Diese können mit folgendem Inhalt konfiguriert werden: Ticket-ID; Status; zugeteilt an; Betreff; Von; Zeit; Datum; Priorität; Kategorie. Ticket-Listen Ansicht Erste Auflistung von Tickets nach Nutzerkonto, ähnlich eines E-Mail-Posteingangs. Neue Tickets sind durch Fettdruck hervorgehoben und Ticket-Status- Symbole zeigen offene, überfällige, geschlossene oder sich in Bearbeitung befindende Tickets an. Ticket-Ansicht Individuelle Ticket-Ansicht, die die zusammengefassten Ticketdetails, die komplette vorangegangene Korrespondenz und das Ticket-Antwortformular enthält. Antwortvorlage Eine standardisierte Antwort, die zur Beantwortung von gängigen Fragen verwendet werden kann. |
Data Sheet
Analyst Report
Kontaktieren Sie uns:
|
| © Logicalware Ltd 2002 - 2007 | Site Map | E-Mail Response Management | Helpdesk-Software | |
| Logicalware Partner: | |
 |
    |