Anwendungsszenarien

MailManager ist immer dann sinnvoll, wenn Sie ein Team haben, das E-Mails bearbeitet, speziell dann, wenn Sie ein hohes Aufkommen an eingehenden E-Mails haben oder wenn es wichtig ist, dass E-Mails schnell bearbeitet werden.

• Helpdesks
• Kundenservice
• Öffentlicher Sektor
• Verkaufsteams

"MailManager ist GENAU das wonach wir gesucht haben und hat wirklich unser Problem gelöst, die E-Mails von 1000enden Nutzern zu verwalten und die Arbeitsbelastung unter unserer kleinen weitverstreuten Belegschaft aufzuteilen."
- J. Bencken, ApartmentRatings.com

Help Desk Software

Am häufigsten wird MailManager als Helpdesk-Software genutzt und zwar oft von Internet Service Providern oder IT-Abteilungen, die sich mit Anfragen Ihrer Nutzer beschäftigen.

Vorteile für Helpdesks

• Geringere Kosten pro Anfrage
• Qualitativ hochwertigere Antworten
• Berichtsfunktion

Einsatzmöglichkeiten

MailManager kann entweder konfiguriert werden, um E-Mails zu beantworten, die an eine Adresse wie z.B. Support@Beispiel.com geschickt werden oder um ein Webformular zu bearbeiten. Wird ein Webformular verwendet, können Sie sicher stellen, dass der Kunde alle Felder des Webformulars vervollständigt.

Request Tracker oder Ticket-System

Allen eingehenden Anfragen wird eine Ticket-Nummer zugewiesen und eine automatische Antwort kann generiert werden, um den Kunden die entsprechende Ticket-Nummer mitzuteilen. Deshalb wird diese Software manchmal auch Request Tracker oder auch Ticket-System genannt.

ITIL

Die IT Infrastructure Library (ITIL) ist die weltweit am weitesten verbreitete Vorgehensweise für IT Service-Management. MailManager ist ideal um ein Helpdesk entsprechend der ITIL Richtlinien zu betreiben. Nähere Informationen zu ITIL finden Sie unter http://www.itil.co.uk/.

Software für Kundenservice

Verbesserung des E-Mail-Kundenservice

Einer Umfrage von Jupiter Research zufolge, erwarten 88% der Verbraucher innerhalb von 24 Stunden eine Antwort auf Ihre Anfrage per E-Mail, jedoch können lediglich 54% der Unternehmen diese Erwartung erfüllen. Einige Untersuchungen ergaben, dass E-Mail-Kundenservice heute schlechter ist als 2001.

MailManager erlaubt Ihnen, Ziele für die Beantwortung von Kundenservice E-Mails zu setzen und wird Ihrem Team dann bei der Erreichung dieser Ziele behilflich sein, indem Mittel zur schnellen Bearbeitung von E-Mails und Berichte zur Problemanalyse zur Verfügung gestellt werden.

Senkung der Kosten für E-Mail-Kundenservice

E-Mail-Management-Software twie MailManager reduziert üblicherweise die Kosten pro Kundenkontakt von $5.82 auf $3.95 bei 10.000 Kontakten pro Monat (laut einer Jupiter Studie zu den Kosten von E-Mail Automatisierung, 2003).

Öffentlicher Sektor

Dieser Artikel befasst sich vorwiegend mit der Regierung von Großbritannien und dem öffentlichen Sektor, jedoch haben die meisten anderen Länder ähnliche Bestimmungen und Rahmenprogramme.

Zugänglichkeit

Die Richtlinien des britischen Kabinetts legen fest, dass alle Regierungswebsysteme für behinderte Nutzer oder Nutzer mit Sonderausstattung zugänglich sind. Die Erfüllung der Richtlinien der Initiative zur Erhöhung der Webzugänglichkeit muss mit der Note A bewertet werden. MailManager 2.1 übertrifft diesen Standard und ist mit der Note Doppel A bewertet.

Die US-Regierung hat alle Bundesbehörden gesetzlich verpflichtet, ihre Technologie für Behinderte zugänglich zu machen. Näheres dazu unter http://www.section508.gov. MailManager 2.1 erfüllt Sektion 508.

e-GIF

Es ist gesetzlich vorgeschrieben, dass alle neuen Regierungssysteme für den Dialog zwischen der britischen Regierung und ihren Bürgern, Unternehmen oder anderen Organisationen die Vorgaben und Grundsätze des e-Government Interoperability Framework (e-GIF) erfüllen.

MailManager verwendet das e-Government Metadata Framework, so dass auf alle E-Mails innerhalb des Systems von anderen Systemen aus zugegriffen werden kann. Zum Beispiel kann eine interne Suchfunktion alle E-Mails durchsuchen, indem die selben Metadaten genutzt werden, wie sie für alle anderen entsprechenden Systeme gelten.

Freedom of Information Act (FOI) (Gesetz über die Auskunftspflicht öffentlicher Einrichtungen)

Der Freedom of Information Act (FOI) und die Environmental Information Regulations (EIR) ermöglichen beide das Einholen von Auskünften per E-Mail (Requests for Information RFI). MailManager ist bei der Bearbeitung dieser RFIs nützlich.

In diesem Zusammenhang kann das MailManager-System auch dabei helfen, E-Mails zu ähnlichen Sachverhalten zu finden.

Evaluation

Das National Computer Centre besitzt ein Testlabor zur Bewertung von Open-Source- Software-Anwendungen, wie MailManager, um deren Eignung zu beurteilen.
Der Bewertungsservice ist für britische Behörden gratis und kann auch von anderen Bereichen des öffentlichen Sektors genutzt werden. Weitere Infos sind bei NCC erhältlich.

E-Mail für Verkaufsteams

Wenn Ihr Verkaufsteam eingehende E-Mails unter einer bestimmten Adresse wie Vertrieb@Beispiel.com bearbeitet oder aber Anfragen über ein Webformular erhält, stellt MailManager sicher, dass jede Anfrage sofort bearbeitet wird.

Eine vor kurzem durchgeführte Benchmark-Erhebung ergab, dass 26% der Einzelhändler nicht auf E-Mail-Anfragen von Kunden antworteten und 47% nicht innerhalb von 24 Stunden antworteten. 40% der untersuchten Unternehmen waren reine Internetunternehmen.

MailManager ermöglicht Ihnen, die Arbeit Ihres Verkaufsteams zu überprüfen, alle Problembereiche zu identifizieren und stellt Mittel zur Verfügung, die dem Team helfen, Anfragen effektiver zu bearbeiten.

"MailManager hat die Verwaltung unserer Vertriebs- und Support-E-Mails vereinfacht. Wir wenden jetzt weniger Zeit für das Tüfteln an der Technologie auf und können unseren Kunden schneller antworten. Das Suchen und Klassifizieren unserer alten E-Mails funktioniert jetzt mühelos."
- Zettai.net